सरकारी या कार्यालयी पत्र (Official Letter) — परिभाषा, रूपरेखा एवं प्रारूप
अंग्रेजी के Official Letter के हिन्दी रूपान्तरण को सरकारी पत्र, प्रशासनिक पत्र, शासकीय पत्र या कार्यालयी पत्र आदि नामों से जाना जाता है। ऐसे पत्र जो केन्द्र और राज्य सरकारों के मध्य, सरकार और दूतावासों के मध्य, एक कार्यालय से दूसरे कार्यालय के मध्य, शासकीय कर्मचारियों के बीच तथा सरकार और आम व्यक्ति के मध्य शासकीय कार्यों के संपादन हेतु लिखे जाते हैं, उन्हें सरकारी या कार्यालयी पत्र कहते हैं।
ये पत्र सदैव औपचारिक शैली में लिखे जाते हैं। यहाँ "कार्यालय" का आशय किसी भी सरकारी, अर्द्ध-सरकारी, गैर-सरकारी, स्वायत्तशासी एवं उन स्थानों से है, जहाँ से प्रशासनिक कार्यों का संचालन होता हो।
सरकारी पत्र की रूपरेखा (सही क्रम व सही स्थान — परीक्षा हेतु)
- पत्र संख्या — सबसे ऊपर, बाईं ओर।
- कार्यालय का नाम — शीर्ष पर, केंद्र या दाईं ओर।
- स्थान एवं दिनांक — कार्यालय नाम के नीचे दाईं ओर।
- सेवा में — बाईं ओर, स्थान/दिनांक के नीचे।
- प्रेषिती का पद व पता — ‘सेवा में’ के नीचे।
- विषय (Subject) — पृष्ठ के मध्य में, संक्षेप में।
- संबोधन — “महोदय/महोदया,” बाईं ओर।
- मुख्य पत्र — विषय के बाद, नया पैराग्राफ। यदि पूर्व पत्र के उत्तर में है तो उसकी पत्र संख्या व दिनांक प्रारंभ में लिखें।
- स्वनिर्देश (Closing) — दाईं ओर, जैसे “भवदीय/आपका विश्वासी”।
- हस्ताक्षर — स्वनिर्देश के नीचे, दाईं ओर।
- संलग्नक — बाईं ओर नीचे।
- प्रतिलिपि (CC) — जहाँ-जहाँ प्रेषित हो, अंत में बाईं ओर।
सरकारी पत्रों के प्रकार
- कार्यालय ज्ञापन (Official Memorandum)
- ज्ञापन (Memorandum)
- अर्द्ध-सरकारी पत्र (Demi-Official Letter)
- अधिसूचना (Notification)
- परिपत्र (Circular)
- कार्यालय आदेश (Office Order)
- प्रेस विज्ञप्ति (Press Communique)
- अनुस्मारक (Reminder)
- तार लेखन (Telegram Writing)
- शासनादेश (Government Order)
सरकारी पत्र का सही प्रारूप (Standard Format)
पत्र संख्या — 1/2025 (गृ.) उ.प्र. परिवार कल्याण मंत्रालय नई दिल्ली दिनांक : 15 अप्रैल 2025 सेवा में, मुख्य सचिव, उत्तर प्रदेश सरकार, लखनऊ। विषय : ………………………………………………………………………………… महोदय, संदर्भ : पत्र संख्या 3/2024 (पथप्रशासन), दिनांक 01 मार्च 2025। मुझे आपको यह सूचित करने का निदेश हुआ है कि ……………………………………………… (यदि आवश्यक हो तो दूसरा पैराग्राफ) भवदीय, (हस्ताक्षर) दिनेश कुमार जग्गा सचिव, परिवार कल्याण मंत्रालय उत्तर प्रदेश सरकार संलग्नक : (1) ………… (2) ………… प्रतिलिपि : (1) ………… (2) …………
Previous Year Questions (PYQs) — सरकारी पत्र
- सरकारी पत्र में “सेवा में” कहाँ लिखा जाता है? — स्थान/दिनांक के नीचे बाईं ओर।
- सरकारी पत्र की भाषा कैसी होनी चाहिए? — औपचारिक एवं शिष्ट।
- विषय (Subject) कहाँ लिखा जाता है? — पृष्ठ के मध्य में।
- अर्द्ध-सरकारी पत्र को अंग्रेज़ी में क्या कहते हैं? — Demi-Official Letter.
- संलग्नक कहाँ लिखे जाते हैं? — हस्ताक्षर के नीचे, बाईं ओर।
- शासनादेश क्या है? — सरकार द्वारा जारी आदेश।
- कार्यालय आदेश किससे संबंधित है? — विभागीय प्रशासनिक कार्यों से।
- मुख्य पत्र का आरंभ क्या हो सकता है? — सूचना/निवेदन/आदेश।
- पूर्व पत्र के उत्तर में क्या लिखना आवश्यक है? — पत्र संख्या व दिनांक।
- कार्यालय ज्ञापन कब उपयोग होता है? — आंतरिक कार्यालय संचार हेतु।
